Les approbations de dépense permettent à une personne de dire oui avant qu’un agent ne dépense vos crédits. Quand une demande faite par un agent enfreint une règle que vous avez fixée, par exemple coûter plus de £50.00, nous la bloquons. Les crédits sont mis de côté, rien n’arrive aux personnes qui répondent (heads), et celles que vous avez choisies sont sollicitées. Si l’une d’elles approuve, la question est mise en ligne. Si elle refuse, ou si personne ne décide à temps, les crédits reviennent aussitôt sur votre solde.

Les approbations sont déployées progressivement auprès des organisations. Si vous ne voyez pas Approbations dans le menu, elles ne sont pas encore activées pour votre organisation. Contactez-nous si vous les souhaitez.

Quelles demandes attendent

Les règles s’appliquent aux demandes faites par des agents : une clé d’API, une app connectée, un assistant IA via MCP ou un compte de service. Les personnes qui posent une question dans le portail ou dans l’app ne sont jamais bloquées, pas plus que les demandes à votre propre public ou celles payées avec des crédits gratuits.

Définir une règle

Les propriétaires et les admins ouvrent Approbations, puis Règle, dans votre règle d’approbation. Une seule condition suffit à bloquer une demande :

  • Une seule demande dépasse un montant, par exemple £50.00.
  • La dépense du jour dépasserait un montant (depuis minuit, heure du Royaume-Uni).
  • La dépense du mois dépasserait un montant (depuis le 1er).
  • Toujours demander à une personne.
  • La demande utilise un niveau que vous choisissez, comme le Niveau 3.
  • La demande contient des questions avec images.

Les montants comprennent le prix complet de la demande. Une règle peut valoir pour toute l’organisation, une équipe, un projet ou une clé. La plus précise l’emporte : clé, puis projet, puis équipe, puis organisation.

Qui peut approuver

Choisissez des rôles (propriétaires, admins et facturation) et des personnes nommées. Personne en dehors de votre organisation ou de l’équipe ne peut approuver. Vous pouvez demander une approbation ou deux. Avec deux, une seconde personne doit être d’accord avant que la question soit en ligne.

Quelqu’un d’autre doit approuver est activé par défaut. Cela signifie que la personne dont la clé a fait la demande ne peut pas l’approuver et voit « Vous ne pouvez pas approuver ceci ». Vous pouvez le désactiver si vous l’acceptez, et autoriser le propriétaire de la clé à approuver les demandes sous un montant que vous fixez.

Une approbation attend de 5 minutes à 24 heures, 1 heure par défaut. Ensuite elle est refusée et les crédits reviennent.

Approuver dans l’app

Une approbation apparaît sous forme de carte marquée Approbation tout en haut de Répondre, avec une pastille sur l’onglet. Ouvrez-la pour voir la question, le coût et le temps d’attente. Choisissez Approuver ou Refuser, ajoutez un motif si vous le souhaitez, puis confirmez que c’est vous avec Face ID ou le code de votre téléphone.

La vérification est nouvelle à chaque fois pour une demande de plus de £100.00. Pour les plus petites, une vérification réussie dans les 5 dernières minutes compte encore. Approuver ne vous rapporte rien et ne compte ni dans vos statistiques ni dans votre niveau. Les personnes qui répondent ne le voient jamais.

Approuver sur le web

Ouvrez Approbations dans le portail ou suivez le lien de l’e-mail. Nous vous demandons de confirmer que c’est vous à chaque fois, avec votre méthode de connexion ou une seconde étape. Choisissez ensuite Approuver ou Refuser.

Ce que l’agent apprend

Votre motif est transmis à l’agent et au journal d’audit. L’agent voit votre rôle, par exemple admin, mais jamais votre nom.

  • La demande de l’agent est acceptée et attend : l’API répond 202 avec approval_required, et le statut de la question est pending_approval. L’agent peut interroger l’approbation ou attendre la question.
  • Si elle est refusée, l’agent reçoit refused_by_policy avec le motif et le rôle de la personne qui a décidé.
  • Si personne ne décide à temps, il reçoit approval_expired.
  • Si l’agent retire sa demande pendant l’attente, les crédits reviennent.

En ligne de commande, 50heads ask se termine avec le code 9 tant qu’une approbation est en attente. --wait-approval attend la décision et se termine avec le code 1 si elle est refusée ou expire.

Comment les approbateurs sont prévenus

Les approbateurs reçoivent une notification push dans l’app, regroupée : plusieurs approbations en une minute arrivent en une seule. Les heures calmes (de 21:00 à 08:00 par défaut) retiennent les notifications, et chacun peut les modifier dans Vous, puis Approbations. Les personnes sans l’app reçoivent un e-mail, et un récapitulatif quotidien liste ce qui attend encore.

Ce qui est consigné

Le journal d’audit de votre organisation consigne chaque approbation quand elle est demandée, consultée, confirmée, décidée ou expirée, avec qui, si c’était dans l’app ou sur le web, et l’adresse d’origine. Une approbation refusée ou expirée est consignée comme telle, et les crédits réapparaissent sur votre solde.